Eric Groothuis

Master of Lean Management

KATA, verbeteren & coachen

KATA, verbeteren en coachen met Lean Management Professionals

KATA, verbeteren en coachen, een introductie door Lean Management Professionals

De “Toyota Kata” van Mike Rother zijn voor het eerst, op 15, 16 en 17 november 2011, geïntroduceerd in Nederland door de stichting LEAN 2.0 met een ééndaags Seminar en een tweedaagse trainingLean Management Professionals zijn mede-oprichter van stichting LEAN 2.0 en nemen deel in het bestuur.

The Toyota Way and the Toyota KATA. Interview with Dr. Jeffrey Liker: This is a 20-minute video interview with Professor Jeff Liker. In the video Jeff tells a story that amounts to a reflection and some potential ‘pivots’ for the Lean Community, and concludes with developing ourselves and others to keep improving, adapting and innovating not as a burden, but as a joy.”

Jeffrey K. LikerJeffrey Liker is Professor of Industrial and Operations Engineering, University of Michigan and president of Liker Lean Advisors, LLC–a collection of top-notch lean advisors.  His articles and books have won eleven Shingo Prizes.

Boeken van Jeffrey K. Liker:

  • The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer
  • The Toyota Way Fieldbook
  • Developing Lean Leaders at all Levels
  • The Toyota Way to Lean Leadership: Achieving and Sustaining Excellence through Leadership Development
  • The Toyota Way to Continuous Improvement: Linking Strategy and Operational Excellence to Achieve Superior Performance
  • Toyota Talent: Developing your People the Toyota Way
  • The Toyota Product Developing System: Integrating People, Process and Technology
  • Toyota under Fire: Lessons for Turning Crisis into Opportunity
  • Toyota Culture: The Heart and Soul of the Toyota Way

 

Toyota Kata:

De KATA, verbeteren en coachen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

De Verbeter KATA is het ontwikkelen van de vaardigheid om te komen tot een systematische aanpak die teams gebruiken om:

  • Obstakels te overwinnen en uitdagingen of (lean) doelen te halen
  • Verbetering, aanpassing en innovatie te harmoniseren

    Nederlandstalig

    Boek Verbeter & Coaching KATA

  • Continu Verbeteren te genereren
  • Om te gaan met evolutie en verandering

 

De Coaching Kata is het ontwikkelen van kennis en specifieke vaardigheden om de KATA coaching cycli uit te kunnen voeren, als een routine / een standaard om iedere dag de Verbeter KATA te kunnen onderwijzen.

Lean Management en Lean Manufacturing leunen sterk op standaarden. De KATA reiken een gestandaardiseerde manier van verbeteren en coachen aan.

Het boek “Toyota Kata” is er ook in een Nederlandstalige versie

 

KATA, verbeteren en coachen, waarom zouden we ze gebruiken?

Het ontwikkelen van routines bij uw leidinggevenden, managers en directieleden is nodig om uw organisatieleden op een gestandaardiseerde manier te kunnen coachen. Deze coaching is nodig om de routines in hoe “gestandaardiseerd te verbeteren” bij uw mensen te ontwikkelen en te borgen.

Zodra de routines echte standaarden zijn geworden gaat het niet meer om het “hoe”, maar gaat de focus naar het “wat” ze moeten verbeteren.

Het verbeteren gaat met vier stappen, het coachen wordt gezien als de vijfde stap, zelf bestaande uit vijf vragen. De coaching KATA kan worden gezien als ondersteunend aan de verbeter KATA.

KATA, verbeteren en coachen, hoe te gebruiken?

Het internaliseren van de KATA, van de standaarden, zal organisatieleden in staat stellen om succesvol continu te blijven verbeteren. Ook in een onvoorspelbare wereld met steeds wijzigende omstandigheden. Daarbij is de verbeter KATA de standaard om uiteindelijk de Future State te kunnen bereiken. Dit gaat systematische en in kleine stappen, van de Huidige Toestand (HT) op weg naar de Doel Toestand (DT). Een gestructureerde en gestandaardiseerde aanpak, die er als volgt uitziet.

STAP 1: De VERBETER KATA:

  • Begrijp de richting (De richtinggevende visie voor de klant), welke uitdaging streeft u met uw organisatie na? Wat is uw stip op de horizon, uw True North? Geeft globale richting aan, die (nog) vaag is en ver weg.
  • Definieer voor uw organisatie een uitdaging, een stap in de richting van uw True North, uw stip op de horizon, met een tijdspanne van 1 tot 3 jaar. de aanbevolen techniek is hier de Hoshin Kanri (Policy Deployment). De Hoshin Kanri geeft uw middellange, haalbare organisatie doelstellingen weer en relateert aan uw future state processen. Uw uitdaging geeft richting aan en gevoel bij het vaststellen van opeenvolgende doeltoestanden. (In uw Lean Management organisatie bent u bezig met continu [opeenvolgend] verbeteren)
  • Stel vervolgens een doel toestand (DT) vast, een stap in de richting van de hiervoor geformuleerde uitdaging. Hierin wordt een proces toestand beschreven, te bereiken op de vastgestelde datum (1 week tot 3 maanden in de toekomst). Om de “uitdaging” te bereiken zullen een serie van doel toestanden gerealiseerd moeten worden.
  • Gebruik (dagelijkse) PDCA’s om de obstakels te overwinnen op weg naar de doel toestand (DT).

De verbeter KATA doet een beroep op zowel Leiderschap als op Management. Het vaststellen van een lange termijn visie en middellange uitdaging is niet genoeg. U heeft ook een middel nodig om daar te komen.

  • Leiderschap is nodig om het vaststellen van visie en uitdaging voor uw organisatie te organiseren en te coördineren
  • Management is nodig om uw medewerkers te onderwijzen in het op een gestandaardiseerde effectieve manier overwinnen van obstakels en bereiken van uitdagingen.

STAP 2:

  • Begrijp de huidige toestand (HT), wat is het patroon, hoe ziet het proces eruit? Het is het toepassen van een systematische, gestandaardiseerde manier om de huidige toestand (HT) te observeren en analyseren. NB: Deze procesanalyse is iteratief, wat we leren in een stap, kan ook voorgaande stappen beïnvloeden.
  • Het begrijpen van de huidige toestand is onderdeel van het proces om een doel toestand (DT) vast te leggen.
  • Als uw organisatie net met Lean Management begint en uw medewerkers nog onervaren zijn, begin dan klein. Het doel voor uw mensen is dan vooral leren door middel van (begeleid) zelf doen. Zij ontwikkelen en internaliseren dan de gewenste standaard.

STAP 3:

  • Leg de (volgende) doel toestand (DT) vast. Hoe krijgt u het proces daadwerkelijk zover dat het werkt zoals u heeft aangenomen. Het gaat hier om vragen als:
  • Hoe willen u en uw medewerkers dat dit proces werkt?
  • Wat is het beoogde normale patroon?
  • Waar  willen u en uw medewerkers straks zijn?
  • Een vastgestelde doel toestand (DT) stelt u in staat om wetenschappelijker te werken. Het werken volgens de verbeter KATA brengt met zich mee dat u alleen achter die problemen en obstakels aangaat die u daadwerkelijk belemmeren de gespecificeerde doel toestand (DT) te bereiken. Die problemen en obstakels lost u op, één voor één.
  • NB: Een “DOEL” is een gewenst resultaat, terwijl een “DOEL TOESTAND” een beschrijving is van een proces, waarvan we voorspellen dat het, als het op die manier werkt, tot het resultaat (het doel) zal leiden. Logisch, want Lean Management gaat over en meet procesverbeteringen!!!
  • Een goed en scherp geformuleerde doel toestand (DT) brengt u en uw medewerkers tot op de rand van huidige kennis en vaardigheden en dwingt tot leren, groeien en aanpassen.

STAP 4:

  • Gebruik het PDCA-model om in de richting van uw doel toestand (DT) te werken
  • Ga er vanuit, dat het pad daar naartoe onduidelijk is. De werkelijkheid is noch lineair, noch voorspelbaar.
  • Acteer dus als wetenschappers, experimenteer en gebruik ieder (nieuw) inzicht om zonodig je koers (richting doel toestand) aan te passen.
  • Gebruik PDCA, experimenteer en leer dagelijks in korte cycli (Bovendien, er moet ook nog gewerkt worden)
  • Controleer veelvuldig of je hypotheses (aannames) kloppen, pas ze zo nodig aan.

STAP 5: De COACHING KATA

Het onderwijzen van de verbeter KATA gebeurt vooral door het herhaaldelijk, onder begeleiding van een coach, te oefenen. Het veelvuldig oefenen van nieuwe routines leidt tot het ontwikkelen van nieuwe (werk-)gewoontes / standaarden.

KATA, verbeteren & coachen

Een KATA

De coaching KATA bestaat uit het stellen van de onderstaande vijf vragen door de coach bij het begeleiden van het verbeter proces (de verbeter KATA)

  1. Wat is de doel toestand (DT)?
  2. Wat is de huidige toestand (HT)
  3. Welke obstakels verhinderen je nu om de doel toestand (DT) te bereiken? Met welke ben je bezig?
  4. Wat is je volgende stap? (Start volgende PDCA)
  5. Wanneer kunnen we kijken wat we hebben geleerd van het nemen van deze stap?

Ad 1: doel toestand (DT)

  • Toon me de gewenste stappen, de volgorde en de tijd
  • Wat is de meting voor dit proces?
  • Wat is de meting voor het resultaat?

Ad 2:huidige toestand (HT)

  • Toon me de huidige feiten en gegevens?

Ad 3: obstakels

  • Wat heb je geleerd van je laatste stap?
  • Wat verwachtte je dat er zou gebeuren?
  • Wat gebeurde er echt?

Ad 4: volgende stap

  • Een volgende stap kan ook een analyse zijn!
  • Wat verwacht je dat er gaat gebeuren?

Ad 5: lering

  • Kunnen we deze stap nu nemen?

Om de KATA te oefenen is het belangrijk om eerst een totaalbeeld van de hele aan te leren vaardigheid te krijgen. Daarna wordt de vaardigheid opgedeeld (chunking) in elementen. Deze elementen worden herhaaldelijk geoefend, waarbij de oefening wordt uitgevoerd op het randje van het kunnen. Het grootste leereffect zit in het jezelf toestaan een fout te maken en die te herstellen. Begin langzaam, zodat je geleidelijk sneller kunt gaan en  de elementen gedachteloos kunt uitvoeren. Sta open voor en vraag om periodieke feedback van je coach

KATA, tips en tricks

Voor de Coach (Manager):

  • De Verbeter KATA vereist van de manager (de coach) de bereidheid om de medewerker op een andere manier te benaderen. Hiertegen kan weerstand ontstaan, omdat mensen niet willen afwijken van de traditionele verhoudingen
  • Managers hebben verschillende vaardigheden nodig, zoals kennis van het patroon van de Verbeter KATA uit persoonlijke ervaring. Zij moeten goed observeren en discussies kunnen leiden. En zij moeten inhoudelijke kennis hebben van de processen die verbeterd worden.
  • Managers stellen vragen zonder een defensieve houding op te wekken
  • Managers begeleiden de coaching cycli, maar leggen deze niet op
  • Managers zijn onpartijdig, niet dominant en lobbyen niet voor hun favoriete oplossing
  • Managers zorgen voor een zekere mate van vertrouwen bij de beginnende leerling bij het volgen van het onzekere pad naar de doel toestand (DT). Zij vergezellen de leerling hierbij en geven les in de wetenschappelijke benadering van de Verbeter Kata

COACHING KATA, tips bij de vragen 1 en 2:

  • Consensus over zowel de doel toestand (DT) als de huidige toestand (HT) is essentieel om eindeloze debatten te voorkomen
  • Een goed begrip van de huidige toestand (HT) is vaak moeilijk te verkrijgen. De coaching dialoog moet zoveel mogelijk gebaseerd zijn op de gegevens die de leerling verzamelt.
  • Sla in de Coaching KATA de vragen 1 en 2 nooit over. Zelfs al lijkt het soms toneel, alle vijf vragen horen bij het zorgvuldig afwerken van de standaard.
  • Beginnende leerlingen stellen vaak te ambitieuze doelen. Help hierbij door de streefdatum van de eerste te bereiken doel toestand (DT) vast te stellen op maximaal 1 week. De leerling ervaart dan in korte tijd de hele Verbeter KATA, inclusief de Coaching KATA en kan snel een eerste succesje vieren.

Coaching KATA, tips bij vraag 3:

  • Er zijn altijd obstakels of problemen. Focus je op 1 per keer.
  • Maak je niet druk over het grootste of belangrijkste probleem. Begin gewoon. Het pad wordt zichtbaar terwijl je experimenteert.
  • Focus niet op wat je denkt dat obstakels zijn. Stel je hypothese, probeer deze uit en zie welke obstakels je tegenkomt.
  • Beginnende leerlingen zien een obstakel vaak als een reden om de doel toestand (DT) te wijzigen. Er ontstaat dan een kritiek punt, voor de coach gelegenheid om de volgende vraag te stellen: “Is dat een reden om onze doel toestand (DT) aan te passen of is het alleen maar een obstakel op weg er naartoe?”
  • De oplossing voor een obstakel/probleem komt gaandeweg. Het wordt gevonden door iteratief te proberen, door te falen, door aan te passen, opnieuw te proberen.

Coaching KATA, tips bij vraag 4:

  • Beslissen wat het volgende experiment richting de doel toestand (DT) moet zijn is een goed moment om naar ideeën te vragen.
  • Fouten, onverwachte resultaten en doodlopende wegen, ze zijn onderdeel van de Verbeter KATA. Te verwachten in ieder volgend experiment en dus volstrekt normaal. Leerlingen leren van de fouten die gemaakt worden. Let op: Grijp in, als fouten of onverwachte resultaten nadelige gevolgen voor klanten kunnen hebben.
  • In het begin maakt bijna iedereen de PDCA-cycli te groot. Coach nadrukkelijk op het klein maken en houden. Houdt vaart in (de frequentie van) de coaching cycli.
  • Besef dat activiteiten als “het voorbereiden van de volgende stap” of “Gaan kijken” soms de volgende stap in de Verbeter KATA kunnen zijn.

Coaching KATA, tips bij vraag 5:

  • Let op: Vraag 5 gaat niet over wanneer iets “klaar” is. Het gaat over de vraag “Wanneer kunnen we iets gaan leren?” van dat wat we met de Verbeter KATA gedaan hebben.
  • Let op dat de leerling de vraag ook zo begrijpt!
Deel dit artikel:

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van Lean en Lean Management Professionals?
Meld u aan voor onze nieuwsbrief.

Copyright © 2017-Concept: YA!-Design: StandOut