Eric Groothuis

Master of Lean Management

De Week Start

Categorie: Methoden-Datum: 01-01-16

De WEEK START / KEEK op de WEEK in een Lean Management / Lean Manufacturing organisatie.

De Week Start, de Keek op de Week

Één van de meest gebruikte instrumenten in Lean organisaties is de WEEK START, in sommige organisatie ook wel KEEK op de WEEK genoemd.

De Week Start is één van de belangrijkste instrumenten die de gewenste (cultuur-)verandering ondersteunen.

In de meeste gevallen wordt de Week Start op teamniveau gehouden door de hele organisatie. Overigens zijn er in toenemende mate organisaties waar op alle hiërarchische niveaus Week Starts worden gehouden.

Hulpmiddelen bij de Week Start zijn:

  • Het WEEK BORD
  • Het VERBETER BORD
  • De A3-verbetersheets (Kaizen / KATA / A3)

De WEEK START

Waarom doen we het? Wat willen we ermee bereiken? Hoe kunnen we het doen? Zijn er meer varianten? Zijn er zaken die bij implementatie en uitvoering ondersteunen?

Eerst iets over de plaats van de Week Start.

De PLAATS van de WEEK START in een LEAN MANAGEMENT / LEAN MANUFACTURING organisatie

De Week Start is, naast de Dag Start onderdeel van de “Doelen – Realisatie” Cyclus.

Deze begint bij “True North”, de stip op de horizon, tientallen jaren ver weg. De daar beschreven organisatie lijkt in het hier en nu vrijwel onbereikbaar. Toch gaat de organisatie door middel van kleine stappen op weg naar het schijnbaar onbereikbare ideaal.

Daarbij staat de Week Start in tussen de dagelijks te houden Dag Start en (afhankelijk van de gekozen periode) MAAND START (“Sprint”), PERIODE START (Commitment). In alle gevallen draagt de Week Start bij aan de afgesproken doelen van de hiervoor aangegeven langere periodes.

De volledige “Doelen – Realisatie’ cyclus ziet er als volgt uit:
True North
Beschrijving van de organisatie over enkele tientallen jaren
Hoshin Kanri
Beschrijving van de organisatie over 3 tot 5 jaar, met meer concreet  geformuleerde doelen
Jaarplan
Beschrijving van de organisatie (Hoshin A3) voor het komende jaar, met SMART geformuleerde KPI’s en doelen
Periodeplan
Het jaar opgebroken in periodes van één of meer maanden, om focus aan te brengen op een beperkt aantal te realiseren doelen.
Week Start
Het per week vaststellen van te behalen doelen en rapportage over de voortgang in de richting van het deel jaarplan
Dag Start
Kortcyclisch maken van afspraken en volgen van de voortgang.

 

Het WAAROM van de WEEK START in een LEAN MANAGEMENT / LEAN MANUFACTURING organisatie:

Tijdens de WEEK START volgen we de ontwikkelingen van het Team voor wat betreft de dagelijkse werkzaamheden en die op weg naar de te realiseren doelen uit de Periodestart. Hier worden de “Andon”-stops besproken, inclusief eventueel genomen tegenmaatregelen. De “Roll-up” van de afgelopen week zorgt voor focus op de hulp- en verbetervragen die uit de afgelopen week zijn gekomen en levert gelegenheid de opgeloste hulp- en verbetervragen terug te koppelen.

De voortgang van verschillende verbeterinitiatieven, Kaizen, PDCA, KATA, etc., worden besproken, gedeeld en er is gelegenheid tot aanvulling. De inzet van de A3 is een gebruikelijke manier om de voortgang met elkaar te delen EN om aanvullingen vanuit het Team mogelijk te maken. De inzet van een A3 is overigens wel afhankelijk van de omvang van de hulp-/verbetervraag.

Het DOEL van de WEEK START in een LEAN MANAGEMENT / LEAN MANUFACTURING organisatie

  1. Bewaken van de voortgang van de Periodestart
  2. Bespreken van afwijkingen in de vastgestelde KPI’s, inclusief de genomen tegenmaatregelen
  3. Identificatie en toewijzing van aangedragen hulp-/verbetervragen
  4. Bespreken van de voortgang van:
    1. Uitgevoerde verbeter KATA (rapportage d.m.v. A3)
    2. Uitgevoerde of Onderhanden PDCA’s
    3. Uitgevoerde of onderhanden KAIZEN
  5. Het op gang houden van het continu verbeteren
  6. Vieren van successen.

Het HOE van de WEEK START in een LEAN MANAGEMENT / LEAN MANUFACTURING organisatie

Voor het tempo en voor de herkenbaarheid van de WEEK START onderdelen is het aan te bevelen om een vaste volgorde (standaard) in de uitvoering aan te houden. Een heldere rol-/taakverdeling is noodzakelijk. De WEEK START vindt altijd plaats bij de “borden”.

Hieronder de taken van de deelnemers aan de WEEK START:

De Team Manager / de Leidinggevende:

  • Communicatie Management beslissingen
    • Maak een overzicht van de mededelingen die je moet/wilt doen
  • Bespreken ontwikkeling Team resultaten
    • Zorg voor up to date gegevens
    • Zorg voor een visuele presentatie
  • Bespreken voortgang Team doelen
    • Zorg voor een up to date gevisualiseerd overzicht
  • Bepaal de aandachtspunten voor komende week

De Medewerkers:

  • Zorg voor een overzicht van jouw hulp-/verbetervragen
  • Zorg voor geactualiseerde A3’s bij de Verbeter KATA
  • Zorg voor geactualiseerde A3’s bij de PDCA’s
  • Zorg voor geactualiseerde A3 documenten bij de KAIZEN

Het SCRIPT van de WEEK START in een LEAN MANAGEMENT / LEAN MANUFACTURING organisatie

5-10 minuten: Mededelingen van de Teamleden, waaronder management beslissingen

Mededelingen zijn wat het zijn: Mededelingen, geen discussiepunten.

10-25 minuten (Bij het Week Bord)

  1. Welke afwijkingen zijn er in relatie tot de afgesproken KPI’s?
    1. Waar zijn de afwijkingen zichtbaar / visueel?
    2. Zijn de afwijkingen een incident of structureel?
    3. Welke tegenmaatregelen zijn er met betrekking tot dit incident genomen? (A3-rapportage verbeter KATA)
    4. Welke tegenmaatregelen zijn er met betrekking tot dit structurele probleem genomen? (A3 rapportage Verbeter KATA, A3-rapportage KAIZEN/PDCA)
    5. Op welke afwijkingen moet nog actie worden ondernomen?
  2. Werkprognose / Productie forecast aankomende week?
    1. Gevisualiseerd overzicht werkaanbod versus capaciteit
  3. Te verwachten knelpunten bij de realisatie?
    1. Knelpunt(en) gevisualiseerd
  4. Welke tegenmaatregelen zijn nodig?
    1. Verantwoordelijke(n) benoemen, verbetermethode bespreken
    2. Is ondersteuning nodig en zo ja, van wie?
  5. Welke afwijkingen zijn er in relatie tot de vastgestelde Weekdoelen?
    1. Bespreken van positieve en negatieve afwijkingen
    2. Wat kunnen we leren van dat wat goed is gegaan?
    3. Waar kunnen we het gaan zien?
  6. Welke maatregelen moeten er worden genomen?
    1. Verantwoordelijke(n) benoemen, verbetermethode bespreken
  7. Wat zijn de Weekdoelen voor komende week?
    1. Zijn er knelpunten te verwachten?
    2. Zo ja, hoe gaan die aangepakt worden?
    3. Heb je daarbij ondersteuning nodig? Van wie?

10-25 minuten (Verbeter Bord)

Het Verbeter Bord dient om de voortgang van genomen tegenmaatregelen en/of verbeteringen vast te leggen en te volgen. Veelal worden “Geeltjes” gebruikt met een paar steekwoorden om aan te geven waar het punt over gaat. De “Geeltjes” worden inhoudelijk besproken en vervolgens aan een verantwoordelijke toegewezen. Daarbij worden ook de startdatum en de deadline vastgesteld.

Ter bespreking:

  1. De resultaten van genomen tegenmaatregelen en/of doorgevoerde verbeteringen
  2. Status en voortgang van geëscaleerde issues (Knel-/verbeterpunten)
  3. De “voorraad” van knel-/verbeterpunten bespreken, beoordelen en toewijzen (Verbeter Bord kwadranten)
  4. Bespreken voortgang punten in kwadrant “Nu Doen”
  5. Bespreken voortgang punten in kwadrant “Inplannen”

NB: In een verder gevorderde Lean Management / Lean Manufacturing organisatie is sprake van het zoveel mogelijk direct oplossen van ieder probleem, iedere afwijking op het moment dat deze zich voordoet ( “ANDON”) Een veel gebruikt instrument daarbij is de “VERBETER KATA” ondersteunt door de “COACHING KATA”. De achtergrond gedachte hierbij is, dat het beter is om direct ook de kleinst mogelijke problemen op te lossen, liever dan ze te laten passeren, zodat ze kunnen uitgroeien tot groot en onbeheersbaar. Dit vraagt in kennis en vaardigheden, maar vooral in de cultuur van de organisatie een aantal forse stappen in de ontwikkeling naar Lean Management / Lean Manufacturing. Tot dat moment is het werken met “Geeltjes” en met een “Verbeter Bord” een uitstekende tussenstap op weg naar.

Varianten bij de WEEK START in een LEAN MANAGEMENT / LEAN MANUFACTURING organisatie

Tijdens de WEEK START wordt gewerkt met een aantal “borden”, waarop de benodigde informatie zoveel mogelijk visueel wordt weergegeven. Veel organisatie ontwikkelen voor de WEEK START hun eigen passende borden. Uitgangspunt daarbij zijn veelal de hoofddoelen van een Lean Management / Lean Manufacturing organisatie met als uitgangspunt “de Klant”, te weten:

Kwaliteit van product, dienst of zorg

  • Tijdig en Volledig
  • Doorlooptijd

Productiviteit

  • Kosten
    • Tbv waardetoevoeging
    • Tbv niet-waardetoevoeging

Medewerker

  • Tevredenheid
  • Verloop
  • Verzuim

Tips & Tricks bij de WEEK START in een LEAN MANAGEMENT / LEAN MANUFACTURING organisatie

  • Beperk de WEEK START tot één uur. Zorg voor een strakke agenda en houd deze vast.
  • Sla nooit een WEEK START over! Het wekelijks terugkijken en vooruitblikken is één van de belangrijkste momenten van een team gedurende de werkweek. Managers dienen altijd de WEEK START bij te wonen en te leiden.
  • Zorg er voor dat de WEEK START standaard op vaste dag gepland staat. Liefst zo snel mogelijk na de week (maandag/dinsdag). Dit is van belang omdat dan het escaleren snel kan verlopen en reacties van het management snel terugkomen bij het team.
  • Geef medewerkers de ruimte actief deel te nemen aan de WEEK START, vraag zo nu en dan een medewerker een onderdeel voor te bereiden en te leiden. Dit houdt ze betrokken.
  • Een goed team heeft continu verbeteren omarmd. Een leeg Verbeter Bord geeft aan dat er nog geen mentaliteit van continue verbetering in het team is ontstaan. Opmerkingen zoals “wij hebben geen problemen, er is niets te verbeteren” passen niet bij de Lean-filosofie. Zaken zijn altijd beter/efficiënter te maken.
  • Bij het plaatsen van verbeteringen op de “Voorraad/Inbox” van het Verbeter Bord is het zinvol af te spreken dat degene die het er op plaatst ook een van degene is die zich gaat inspannen dit probleem op te lossen. In het geval een ieder zonder verdere verplichting problemen kan adresseren kan het zo zijn dat de manager ondersneeuwt vanwege het aantal openstaande verbeteringen waar hij/zij verantwoordelijk voor is.
  • Begin bij het bespreken van het Verbeter Bord altijd met het verwerken van de items op de  “Inbox”. Ga daarna naar “Inplannen om te Doen”, vervolgens naar “Nu Doen”. Items die op “Nu Doen” staan omdat ze zo belangrijk zijn en/of veel resultaat opleveren, worden aan een eigenaar toegewezen en van een gewenste realisatiedatum voorzien. Het kan voorkomen dat te veel Items in “Nu Doen”. In dat geval kan er door herprioritering besloten worden het laagst geprioriteerde item naar “Inplannen om te Doen”  te zetten.
  • Het is toegestaan om het Week Bord aan te vullen met extra KPI’s die dichter bij het Team liggen en in lijn liggen met de minimale set. Bedenk dan zelf KPI’s om het Team te challengen met extra zelf gemaakte KPI’s. Het wordt door Teams vaak lastig gevonden om een generieke set aan KPI’s direct te beïnvloeden en met eigen Team KPI’s heeft het Team meer kans de resultaten positief te beïnvloeden.
Reactie van Mauk van Heemstra

Eric,
Welke relatie leg jij (indien je die legt) tussen week- en dagstarts?
Wij propageren voor beide max 10 minuten.
Zeker geen uur.
De kunst is om binnen een start geen inhoudelijke discussies te doen, maar alleen te signaleren en te duiden, om desgewenst een afspraak voor opvolging en verdieping te maken door een enkeling buiten de weekstart.
Hoe kijk jij hier tegenaan?
Groet,
Mauk

Reactie op Mauk van Heemstra

Die relatie leg ik zeker. Voor wat betreft de Dagstart, wat mij betreft primair gericht op de realisatie van de operatie van die dag. Maar ook aan het signaleren, toewijzen en laten oppakken van knel-/verbeterpunten. (JDI, Kata, Kaizen, etc.). Dus eens: Niet ter plekke inhoudelijk uitkauwen.
De Week Start biedt de mogelijkheid om, naast de weekcijfers, de voortgang van de verschillende verbeterpunten, kort en zakelijk, aan elkaar terug te koppelen (Voortgang van de verschillende Kata, Kaizen, etc.) Bijvoorbeeld met behulp van de A3 die toegelicht wordt. Daarbij is de Week Start ook een wrap-up van de voorgaande Dag Starts.
In de Week Start worden ook de doelen voor komende week vastgesteld. Deze zijn afgeleid van de 1-maands, 2-maands of kwartaal doelen (Periode afhankelijk van waar de organisatie mee werkt). Deze doelen zijn weer gerelateerd aan de jaardoelen, deze aan de Hoshin Kanri (3 – 5 jaar) op weg naar True North.
Let op: Dag- en Week starts maken veel van de traditionele overleggen overbodig, die daardoor kunnen worden afgeschaft.

Reactie van Ing. Peggy Cecilia- Spong

Ben ik volledig met je eens Eric een goede dagstart en ‘keek op de week’ maken een hele hoop overleggen overbodig. Ik heb ook vaak geconstateerd dat het ook een aantal rapportages overbodig maakt.

Deel dit artikel:

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van Lean en Lean Management Professionals?
Meld u aan voor onze nieuwsbrief.

Copyright © 2018-Concept: YA!-Design: StandOut