Eric Groothuis

Master of Lean Management

De Dag Start

Categorie: Methoden-Datum: 15-09-15

De DAG START. Het waarom en hoe in een Lean Management organisatie.

Dag Start Lean

Veel organisaties die de reis naar een Lean Management organisatie beginnen voeren, naast andere instrumenten die de (cultuur-)verandering moeten ondersteunen, ook de DAGSTART in. In die organisaties zie je dan, bij aanvang van de dag of de dienst groepjes medewerkers en hun leidinggevende / manager rond het zogenaamde DAG BORD staan.

Waarom doen we het? Wat willen we ermee bereiken? Hoe kunnen we het doen? Zijn er meer varianten? Zijn er zaken die bij implementatie en uitvoering ondersteunen?

Eerst iets over de plaats van de Dag Start.

 

De Plaats van de Dag Start in een Lean Management organisatie:

dagstart bord lean management 

Lean Management organisaties zijn organisaties doelgericht bezig met het voortdurend verbeteren van hun product, dienst of zorg ten behoeve van hun klanten, cliënten of patiënten. Zij zijn erop ingericht iedere dag een stapje te zetten in de richting van de eerder vastgestelde lange termijn doelen.

De Dag Start is het meest kort cyclische onderdeel in de “Doelen – Realisatie”- Cyclus. Deze cyclus begint bij “True North”. Het vaststellen van waar deze organisatie over twintig tot dertig jaar wil staan en dat nu vrijwel onbereikbaar lijkt.

Via een aantal instrumenten / concepten (In volgende Blogs te bespreken) komen we, steeds kort cyclischer terecht bij de Dag Start.

 

Het Waarom van de Dag Start in een Lean Management organisatie?

  • De bedoeling van het houden van de Dag Start is het om ook op dagniveau (kort cyclisch) focus te houden op en bij te dragen aan de doelen van de organisatie.
  •  De Dag Start is verder bedoeld om kort cyclisch het werkaanbod en de beschikbare capaciteiten af te stemmen.
  •  En het is een geschikt moment om snel management informatie te delen en om te peilen hoe spirit en moreel van team als geheel en van medewerkers als individu erbij staan.

 

Het Doel van de Dag Start in een Lean Management organisatie?

Wat doen we dan concreet in de Dag Start? Een Dag Start duurt immers kort en moet in die korte tijd waarde toevoegen voor organisatie, de leidinggevende en de medewerkers. Kortom, de Doelen:

  1. Het delen en bespreken van de (gevisualiseerde) realisatiecijfers van de vorige dag
  2. Het bespreken van de uitkomsten van de gestelde Dagdoelen van de vorige dag
  3. Het bespreken, afspreken van en committeren aan de te behalen resultaten en doelen van vandaag
  4. Het prioriteren van het te verrichten werk, in relatie tot de eerder besproken te behalen resultaten en doelen, afgezet tegen de beschikbare en beschikbaar te maken capaciteiten
  5. Het, in relatie met voorgaande, identificeren, bespreken en prioriteren van knelpunten en, ook los van voorgaande, aangedragen verbeterpunten.

 

Het Hoe van de Dag Start in een Lean Management organisatie?

Voor het tempo en voor de herkenbaarheid van de Dag Start onderdelen is het raadzaam om een vaste volgorde (standaard) in de uitvoering aan te houden. Een heldere taak-/rolverdeling is noodzakelijk. Hieronder de taken van de verschillende deelnemers:

  • De Manager / Leidinggevende
    • Zorg dat je voor aanvang weet wat er van gisteren op het bord staat
    • Noteer zieken en afwezigen, analyseer mogelijke consequenties en bedenk een oplossing
    • Bespreek met het Team de dag van gisteren en of de te realiseren doelen zijn behaald. Zijn de doelen niet behaald, bespreek dan wat er gedaan kan worden om de doelen de volgende keer wel te realiseren (Oorzaak analyse / laten stellen van de hulpvraag)
    • Verzamel de gegevens over de vandaag te realiseren doelen
      • Per Team (Manager), per Medewerker de te realiseren “productie”
      • De per Team (Manager), per medewerker de de doelen ondersteunende activiteiten
      • De te verrichten overige werkzaamheden
    • Planning Bekijk per deelnemer de vandaag te realiseren doelen, de daarvoor te verzetten hoeveelheid werk. Laat de medewerker aangeven hoe hij/zij dit gaat doen en geef de mogelijkheid om hulp te vragen.
    • Bekijk met het Team of de geplande doelen aan het eind van de dag zullen hebben bijgedragen aan een positieve burn-down.
    • Doe de noodzakelijke mededelingen (Besluiten, e.d.)
  • De Medewerker(s)
    • Geef voor het naar huis gaan op het Dag Bord aan of je de afgesproken doelen van die dag hebt behaald
      • Groen vinkje voor succes
      • Rood kruisje voor wat niet gelukt is (Bedenk de erbij behorende knel-/verbeterpunten
      • In Rood eventueel verrichtte extra activiteiten toevoegen op het Dag Bord.
    • Geef op het Dag Bord aan welke doelen je vandaag gaat realiseren, hoe lang je werkdag is en hoeveel tijd jij mogelijk beschikbaar hebt om anderen te ondersteunen in een eventuele hulpvraag

 

Dagstart

Voorbeelden borden

Varianten & Achtergrond van de Dag Start in een Lean Management organisatie:

Naast geprinte Dag Borden (A0-formaat) voor aan de muur, wordt er ook wel met een elektronische variant gewerkt. Deze is bruikbaar als er over fysiek verschillende werklocaties heen “gedagstart” moet worden. Gebruikers geven aan dat het beter is om met elkaar voor het bord te staan en met elkaar te discussiëren en te overleggen. Gevoel en Teamspirit zijn dan beter, dan vanachter een telefoon en beeldscherm.

Natuurlijk kunt u het hierboven getoonde voorbeeldbord gebruiken. Maar…Lean is geen “copy-paste”. Zoek dus naar een dagstart en naar de daarbij ondersteunende materialen, zoals een bord, die passen bij uw organisatie. En die passen bij wat u met uw Dagstart wilt bereiken. Evalueer de Dagstart en het materiaal regelmatig om ook uw Dagstart continu te verbeteren.

Gebruikte Termen & Begrippen bij de Dag Start in een Lean Management organisatie:Dag Start Lean

  • Burn-Down (Chart); overzicht waarbij visueel wordt gemaakt wat de status van de voortgang van het werk is t.o.v. het nog te verrichten werk.
  • Doelen; afgeronde werkpakketten die als resultaat van een stuk werk kunnen worden gezien. Het is daarbij de “kunst” op het Dag Bord niet het te verrichten werk, maar het te bereiken doel op te schrijven.

 

Tips & Tricks bij de Dag Start in een Lean Management organisatie:

Start altijd op de afgesproken tijd. (Dit geldt overigens niet alleen voor een Dag Start.)

Het is van belang om teamleden die op tijd zijn te belonen. Medewerkers die te laat komen worden “gestraft” door zonder hen te beginnen. Zij worden aan het eind van de Dag Start aangesproken op gedrag.

Let op onderstaande punten:
  • Bereid je altijd en goed voor, bepaal je focus
  • Zorg dat alle Teamleden hun voorbereiding hebben gedaan
  • De Agenda is leidend
  • Een Dag Start duurt vijftien minuten
  • Zorg voor goede energie
  • Bewaak actieve deelname
  • Let op het verbeteren (waar dat moet) van de werkverdeling
  • Identificeer eventuele knelpunten die het realiseren van de doelen in de weg staan
Het Script voor de Dag Start:
  • Herhaal iedere dag het Doel van de Dag Start
  • Start met verbazing over gisteren. Vraag de Teamleden om input.
    • “Wat vonden jullie opvallend aan de Performance van ons Team gisteren?”
    • Vraag naar het waarom
  • Bespreek met de Teamleden de planning van vandaag en eventuele speciale aandachtspunten
  • Beperk de behandeling aan het bord zoveel mogelijk tot je focuspunten
    • Probeer verbeterpunten boven water te krijgen, vooral door “waarom” te blijven vragen
  • Schrijf verbeterideeën direct op
  • Behandel de nieuwe verbeterideeën en zorg dat ze een eigenaar hebben
  • Stel het Team in de gelegenheid om (elkaar) vragen te stellen. Houdt antwoorden beknopt. Nader overleg kan direct na de Dag Start met één of meer betrokkenen plaatsvinden.
  • Bedank de Teamleden altijd bij de afsluiting voor hun bijdrage(n)
Typische vragen:
  • Was gisteren een goede dag?
  • Wat ging er goed en wat zou er beter kunnen?
  • Wie heeft er gisteren lekker gewerkt en waarom liep dat zo goed?
  • Wat zijn de Doelen voor vandaag?
  • Wie kan er helpen en wie heeft er hulp nodig?

Download hier de: PDF Presentatie: “DAG START”

Dagstart

Dagstart PDF Presentatie

Deel dit artikel:

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van Lean en Lean Management Professionals?
Meld u aan voor onze nieuwsbrief.

Copyright © 2017-Concept: YA!-Design: StandOut