Eric Groothuis

Master of Lean Management

Werkdruk en Lean

Categorie: Lean, Uncategorized-Datum: 01-05-18

Werkdruk is de laatste tijd een terugkerend onderwerp in de media. Stakingen worden uitgeroepen om de werkdruk te verminderen. Hoe kan de (uitvoerend) professional omgaan met het fenomeen werkdruk?

Werkdruk in de zorg sterk toegenomen                                   

NRC, 09-10-2017

Is een lagere werkdruk in het primair onderwijs wel reëel?               

Trouw, 12-12-2017

Iedere dag zit een kleine 5.000 agenten ziek thuis door de werkdruk

NRC, 10-03-2018

Kwart ambtenaren wil weg bij Justitie vanwege hoge werkdruk

NU.nl, 16-02-2017

Ambulancepersoneel in actie tegen te hoge werkdruk

AD, 01-02-2018

 

WERKDRUK

Zomaar wat koppen over werkdruk uit de media van eind 2017 en begin 2018. Werkdruk is een dominant thema met name (maar niet alleen) waar het gaat om overheids- en zorgmedewerkers. Als DE belangrijkste oorzaak wordt vaak de (doorgeschoten) administratieve belasting genoemd die gepaard gaat met het dagelijkse werk.

BEDOELING & DOEL

Organisaties hebben het moeilijk met het bewaren van evenwicht tussen enerzijds het uitvoeren van hun kernactiviteiten (de bedoeling) en anderzijds alle regels, procedures, processen en (controle-)systemen die zijn ontworpen om die kernactiviteiten in “goede” banen te leiden.

Organisaties verliezen zich nog weleens in (steeds meer) regels, procedures, processen en (vooral) controlesystemen. Daarmee lijken deze te veranderen in het doel en verdwijnt de bedoeling ervan en die van de organisatie achter de horizon.

Dit kan ertoe leiden, dat de professional, met name de uitvoerend professional geen ruimte en eigenaarschap meer voelt en ervaart om zijn/haar werk goed, in overeenstemming met de bedoeling, te doen.

Tegelijk willen we natuurlijk niet helemaal zonder regels, procedures, processen en systemen. Zij waarborgen onze betrouwbaarheid en voorspelbaarheid, voorkomen dat we iedere keer alles opnieuw moeten uitvinden. Waardevolle kennis en ervaring wordt overgedragen en vastgehouden.

Wanneer de regels, procedures, processen en (controle)systemen het realiseren van de bedoeling in de weg staan, ontstaat er spanning. Temeer omdat veel overheids- en zorgprofessionals niet alleen vanwege de arbeidsvoorwaarden voor hun baan hebben gekozen, maar juist ook vanwege de bedoeling van onderwijs, van zorg, van justitie en veiligheid, van etc. Deze bedoeling geeft betekenis aan de functie. En deze bedoeling heeft meestal te maken met “van waarde” willen zijn voor klanten, cliënten en/of patiënten.

Overigens is werkdruk goed  meetbaar. De FNV heeft hiervoor een “Sneltest Werkdruk” ontwikkeld.

KLANTWAARDE

We onderkennen verschillende vormen van waarde:

  1. Activiteiten die waarde toevoegen t.b.v. de klant, de cliënt en/of patiënt (Optimaliseren)
  2. Activiteiten die geen waarde toevoegen, maar een voorwaarde zijn om waarde toevoegende activiteiten te kunnen uitvoeren (Minimaliseren)
  3. Activiteiten die geen waarde toevoegen t.b.v. de klant, de cliënt en/of patiënt (Elimineren)

Mijn stelling is, dat er werkdruk ontstaat als in de uitvoering van het dagelijks werk te veel tijd en aandacht uitgaat naar de activiteiten genoemd onder de punten 2 en 3. Als professional hebben we, vaak vanuit betrokkenheid, immers voor deze job gekozen op basis van de veronderstelling dat we waarde kunnen toevoegen (ad 1).

Meestal beter dan wie ook zijn, naast de klanten, cliënten en of patiënten zelf, de (uitvoerend) professionals het best in staat om aan te geven welke activiteiten waarde toevoegen, welke geen waarde toevoegen, maar wel noodzakelijk zijn en welke activiteiten geen waarde toevoegen. Activiteiten die geen waarde toevoegen noemen we “verspillingen”. Ze verspillen onze tijd en aandacht.

VERTROUWEN

Het is zaak, om redenerend vanuit de bedoeling, de (uitvoerend) professionals uit te nodigen om gezamenlijk te formuleren welke activiteiten waarde toevoegen ten behoeve van de klant, de cliënt en/of patiënt. En dus bijdragen aan het realiseren van de bedoeling van de betreffende organisatie. Tegelijk kunnen zij dan ook mede bepalen welke regels, procedures, processen en (controle)systemen voorwaarde scheppend zijn en welke vanuit klant-/cliënt-/patiëntperspectief kunnen verdwijnen. Dit vraagt om vertrouwen in de professional. Tegelijk, als we het eens zijn over onze (klant-)waarden, daarnaar handelen en daarop aanspreekbaar zijn, dan kunnen we toe met minder gedetailleerde regels, uitgewerkte procedures, voorgeschreven processen en vooral minder (controle-)systemen.

Het vakmanschap van de professional krijgt door de samen ontwikkelde en gedeelde (klant-)waarden opnieuw de ruimte om te werken aan de bedoeling van de organisatie. En tegelijk daarmee zal de professional meer verantwoordelijkheid nemen en eigenaarschap ontwikkelen. Het werk wordt daarmee leuker en individu en organisatie presteren effectiever maar ook efficiënter.

CONTROLE

Veel van de regels, procedures, processen en systemen zijn ontwikkeld niet zozeer vanuit het klantbelang, maar vanuit de behoefte aan controle. Indachtig de reclameboodschap: “Vertrouwen is goed, maar Hoffman is beter”. In geval van overheden en zorg ontstaat deze behoefte vaak helemaal ver weg, bij de politiek. Geen minister of staatsecretaris wil voor een incident (want dat is het vaak…) naar de Kamer worden geroepen. En dus ontstaat een sfeer en ontstaat regeldruk om ook de kleinste incidenten te voorkomen. Helpt het? Niet echt als we afgaan op het aantal incidenten waar de Kamer zich over opwindt.

Bovendien, de tijd en energie kan veel beter gestoken worden in het verder vergroten van de klantwaarden.

Is er dan helemaal geen controle? Jawel, professionals die hun professionele ruimte hebben terugveroverd en opnieuw eigenaar zijn geworden over hun werk hebben tegelijk de verantwoordelijkheid gekregen over de kwaliteit van hun eigen werk. Zij moeten deze zelf in hun werk inbouwen en ook zelf controleren. Vanzelfsprekend zijn zij daar naar andere stakeholders volledig transparant over.

ACTIE

Er is voor professionals geen reden om te wachten op initiatieven vanuit leidinggevenden, management en/of directie. Professionals zijn zelf uitstekend in staat om met elkaar vast te stellen welke activiteiten waarde toevoegen, welke voorwaardenscheppend zijn en welke activiteiten noch voor de klant noch voor henzelf waarde toevoegen.

KOM IN ACTIE, VERRAS JOUW ORGANISATIE EN MAAK JE WERK ZO DAT HET WEER LEUK IS EN JE ER ENERGIE VAN KRIJGT!

Deel dit artikel:

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van Lean en Lean Management Professionals?
Meld u aan voor onze nieuwsbrief.

Copyright © 2018-Concept: YA!-Design: StandOut